Vodič za brzi start

Osnovne funkcije MetroLabIS-a

verzija: 1.0.1

1 Uvod

U ovom vodiču za brzi start, upoznaćete se sa osnovnim elementima MetroLabIS-a. U nekoliko kratkih lekcija, naučićete da kreirate: (1) osnovne parametre laboratorije (funkcije osoblja i osobe koje pristupaju servisu), (2) sistem dokumenata za upravljanje kvalitetom (interni i eksterni dokumenti), (3) metode (testiranja i etaloniranja), (4) korisnike (kupce i dobavljače) i (5) laboratorijsku opremu.

Osim toga, pokazaćemo vam kako da kreirate alarme koji će vas podsećati na isticanje roka važnosti dokumenata.

Ali pre svega toga, proći ćemo kroz osnovnu upotrebu i navigaciju kroz menije.

2 Korisničko okruženje

2.1 Aplikacioni meni

Aplikacioni meni sastoji se od šest elemenata: (1) Kontrolna tabla, (2) Sistem kvaliteta, (3) Administracija, (4) "korisnik", (5) Pomoć i (6) promena jezika.

Dva podatka u meniju su personifikovana, a to su ikona u levom uglu (logotip vaše laboratorije) i naziv trenutno prijavljenog korisnika ("svelab" u ovom primeru).

Sada ćemo proći kroz strukturu menija.

2.1.1 Kontrolna tabla

Ova stavka vas vraća na početnu stranu, kontrolnu tablu, gde se nalaze informacije o raspoloživom prostoru, podsetniku vezanom za isticanje važnosti dokumenata, ukupnom broju i statusu predmeta i spisak aktivnosti na programu obavljenim u poslednjih 24 h.

Pretplatom na MetroLabIS, u osnovnom paketu dobijate i 1 GB prostora na našem serveru. Tipično, ovaj prostor koristićete za smeštanje svojih priloga u originalnom formatu: slike, pdf dokumenti, tabele, itd. Tu ćete držati uglavnom svoju dokumentaciju sistema menadžmenta (pravilnici, uputstva, standardi, sertifikati o etaloniranju itd).

Podsetnici su tu da vas obaveste kad nekom dokumentu ističe rok, na primer, da li vam uskoro ističe uverenje o etaloniranju za neku opremu ili da li je vreme za novu internu proveru.

Broj predmeta je mesto ulaska u svakodnevni rad u laboratoriji. Dobijate informaciju o broju aktivnih i arhiviranih predmeta, a pritisak na Delovodnik vas odvodi do vaše digitalne pisarnice, gde imate punu kontrolu nad svim predmetima.

Konačno, Dnevnik aktivnosti je registar vaših nedavnih aktivnosti: kreiranja predmeta, popunjavanje radnih obrazaca, izveštavanje o obavljenim ispitivanjima ili etaloniranjima i sl, što vam nekada može pomoći u rekonstrukciji prethodnih radova.

2.1.2 Sistem kvaliteta

Ovde se nalaze osnovne funkcije servisa. Složene su i numerisane shodno aktuelnoj verziji referetnog standarda (u trenutku pisanja ovog uputstva, ISO/IEC 17025:2017).

Razlog ovakvog slaganja i numeracije osnovnih funkcija aplikacije leži u lakšem, konzistentnom i preciznom praćenju elemenata standarda što, takođe, značajno ubrzava i odgovore timu akreditacionog tela tokom eksternog nadzora.

Trenutno podržane tačke referentnog standarda, u smislu unosa, obrade i prezentacije podataka su:
- 5.5 b) Odgovornosti i ovlašćenja, gde se određuju funkcije zaposlenih u laboratoriji
- 6.2 Osoblje: karton osoblja (funkcija, ingerencije, prateća dokumenta,...)
- 6.3 Objekti laboratorije i uslovi sredine. Ovde unosite sve informacije o laboratoriji, organizujete način kreiranja broja predmeta, formate brojeva, korisnička imena zaposlenih koji će imati pristup sistemu, kao i lokacije koje čine laboratorijski radni prostor
- 6.4 Oprema: karton etalona/opreme/merila (merne karakteristike, uputstva, lokacije korišćenja, etaloniranja,...)
- 7.2 Izbor, verifikacija i validacija metoda: Kompletne informacije o svakoj metodi ispitivanja/etaloniranja, merene veličine, merne nesigurnosti, referentni dokumenti, lokacije izvođenja metode,...
- 7.4.2 Identifikacija predmeta ispitivanja ili etaloniranja: informacije o ispitanim uzorcima i etaloniranim merilima
- 8.2 Dokumentacija sistema menadžmenta: Kreiranje predložaka za interne i eksterne dokumente koji čine laboratorijski sistem upravljanja kvalitetom

2.1.3 Administracija

2.1.3.1 Partneri

Ovde ćete sve svoje poslovne partnere (dobavljače, kupce i proizvođače) uvesti u sistem. Unošenjem informacija o adresama, kontaktima, brojevima računa itd, automatizovaćete komunikaciju i izveštavanje.

Ključan element ovog dela servisa je definisanje osoba koji će MetroLabIS-u pristupati u ime partnera. Dodeljivanjem korisničkog imena, imena, prezimena, e-mail adrese i šifre korisniku (jednom ili više njih), omogućavate svom partneru ograničen pristup sistemu, u meri potrebnoj i dovoljnoj za potpunu komunikaciju.

Vaši partneri će, putem korisničkih naloga, imati sledeća ovlašćenja vezana za ispitivanja ili etaloniranja koja vršite:
- kreiranje i štampanje zahteva za ispitivanje/etaloniranje.
- popunjavanje i štampanje zapisnika o primopredaji uzoraka,
- štampanje radnih obrazaca (zapisnika merenja) i
- štampanje izveštaja o ispitivanju ili sertifikata o etaloniranju.
Za ostale dokumente koje, eventualno, kreirate za korisnika (ponude, ugovori, (pro)fakture, dopisi, zapisi,...), postoji ovlašćenje štampe, bez mogućnosti izmene ili brisanja.
Uopšte, iz bezbednosnih razloga, partneri ne mogu brisati niti jedan od dokumenata vezan za njihove predmete, pa čak ni zahteve koji sami kreiraju.

2.1.3.2 Tipovi podataka

MetroLabIS prepoznaje sledeće tipove podataka:
- tekst,
- dugačak tekst,
- ceo broj,
- broj u pokretnom zarezu,
- decimalni broj,
- da/ne,
- datum,
- vreme,
- datum i vreme,
- e-mail,
- url,
- slika,
- datoteka,
- lista i
- oznaka.

Tipovi: tekst, dugačak tekst, e-mail, url i oznaka su svi, u osnovi, tekstualna polja, različit je kontekst u kome se primenjuju. Na primer, razlika između tipova "tekst" i "dugačak tekst" je, osim u dužini samog podatka, u načinu prikazivanja u štampanim dokumentima. Dugački tekstovi se, u opštem slučaju, tretiraju kao pasusi u dužim dokumentima, dok polja tipa "tekst" su obično kraći od 100-200 karaktera. Granica nije striktna, ali postoji upravo zbog različitog tretmana u štampanim dokumentima.

Verovatno nećete imati potrebu za kreiranjem prilagođenih standardnih tipova podataka. Opcija kreiranja novog tipa podatka je ostavljena zbog kreiranja listi.

Uvođenjem novog podatka tipa "lista" i njegovih vrednosti, te izborom ovog tipa kod kreiranja podatka u bilo kom kontekstu (metoda, dokument sistema mendažmenta itd.), vi ograničavate dozvoljene vrednosti novokreiranom podatku, što je naročito korisno kada se traže specijalizovane liste.

2.1.3.3 Teme

Tema je definicija izgleda dokumenta. Očekuje se da svi vaši dokumenti sistema menadžmenta imaju standardizovanu formu, izgled i opis, a da njihov sadržaj bude izmenljiv, odnosno, prilagođen vrsti dokumenta koji formirate. Temu, donekle, možete zamisliti kao predložak (template) u nekim drugim programima, mada ovde ima daleko šire značenje.

Formular definicije teme je obiman i sadrži sve neophodne elemente da jedinstveno vizuelno odredite svoj sistem dokumenata. Elementi koji čine temu su podeljene u pet grupa:
- opšti podaci: naziv, numeracija, razmak između naslova, razmak između naslova i podnaslova, razmak ispod podnaslova, razmak iznad sekcije, razmak ispod sekcije, prag teksta i opis dokumenta
- okviri: za tekst, tabelu, zaglavlje i podnožje strane, izabraćete: tip okvira, debljinu okvira, boju okvira i ispunjenje
- definicije fontova: font, veličinu fonta, poravnanje, stil i pozadinu posebno kreirate za: naslov dokumenta, podnaslov dokumenta, naslov sekcije, podnaslov sekcije, zaglavlje tabele, tekst tabele, tekst, zaglavlje strane i podnožje strane,
- definicija stranice (visina i širina stranice, gornja, donja, leva i desna margina i orijentacija) i
- sadržaj zaglavlja i podnožja strane: ovde ćete uneti elemente koje želite da prikažete u zaglavlju i podnožju strane i to levo, u sredini i desno.

Ako imate potrebu za različitim opisom laboratorijskih dokumenata i ako, iz nekog razloga, ne želite uniformnost, možete kreirati i kasnije koristiti proizvoljan broj tema. Izbor i varijeteti elemenata koji čine temu je, kako smo videli, vrlo širok, što ovaj koncept čini vrlo fleksibilnim.

2.1.3.4 Akcije

Akcije su vaši podsetnici na bitne aktivnosti. Za svaku aktivnost koja ima određenu ročnost, definišite proizvoljan broj alarma koji će vas podsetiti na to.

Trenutno, možete birati dve vrste akcija:
- isticanje dokumenta i
- etaloniranje.

2.1.3.4.1 Isticanje dokumenta

Ova vrsta akcije je već ugrađena u sistem. Svaki dokument koji kreirate sadrži i polje "Datum isticanja". Ukoliko ovde unesete neki datum, sistem će vas, preko kontrolne table i kartice "Podsetnik" upozoriti na isticanje.

Definisanjem akcije u ovom delu programa, možete promeniti periodiku i način prikazivanja ovih upozorenja.

2.1.3.4.2 Etaloniranje

Upozorenje o približavanju vremena novog etaloniranja laboratorijske opreme možete prilagoditi ovde.

2.1.4 "Korisnik"

Ova stavka u meniju, umesto naslova "Korisnik", nosiće vaše korisničko ime pod kojim ste se prijavili na MetroLabIS.

Ovde ćete moći da promenite svoju šifru i da se odjavite sa sistema.

Promena ostalih parametara pristupa (ime, prezime i e-mail adresa) vrši se u delu Sistem kvaliteta - 6.3 Objekti laboratorije i uslovi sredine - korisnici.

2.1.5 Pomoć

Na ovom mestu su uputstva i instrukcije za upotrebu MetroLabIS-a.

2.2 Navigacija

Radi lakšeg snalaženja u sistemu menija, u vrhu i dnu svake strane koju otvorite, nalazi se traka koja pokazuje u kom delu aplikacije se nalazite.

Nazivi stranica višeg nivoa su hiperlinkovane, tako da se izborom odgovarajuće veze možete vratiti na bilo koju stranicu u nizu koji ste otvorili.

Napomena: izborom veze na navigacionoj traci, podaci u tekućem formularu se ne ažuriraju, tako da eventualne promene ostaju nesačuvane.

Čuvanje promena se vrši pritiskom na dugme "U redu" ili "Ažuriraj". Razlika između ova dva dugmeta je u tome što vas pritisak na "U redu" vraća na stranicu odakle ste došli, dok "Ažuriraj" samo zabeleži unete promene i ostaje na istoj stranici. Pritisak na "Zatvori" zatvara stranicu bez čuvanja promena i šalje vas na stranicu odakle ste došli.

3 Početak rada

Kreiranjem besplatnog probnog MetrolabIS naloga, dobijate i nekoliko popunjenih formulara, kao pomoć za istraživanje i kreiranje onih koji vam trebaju.

Najbolji početak je istraživanje opcije Sistem kvaliteta - 8.2 Dokumentacija sistema menadžmenta. Tu ćete naći kreirana dva kompleta predložaka internih dokumenata; jedan koji pokriva ispitivanje (zahtev za ispitivanje, zapisnik o primopredaji i izveštaj o ispitivanju) i drugi primer etaloniranja (zahtev za etaloniranje, zapisnik merenja i sertifikat o etaloniranju).

Takođe, pripremili smo vam i odgovarajuće eksterne dokumente za oba primera, koji pokrivaju standarde za metode koje ih koriste.

3.1 Struktura internog dokumenta

Interni dokumenti su podeljeni na sekcije. Opis sekcije dozvoljava izmenu izvesnog broja parametara definisanih temom, tako da i ovde možete delimično prilagoditi temu konkretnoj potrebi.

Prisutna su i četiri polja tipa da/ne:
- podaci o metodama,
- podaci o merilima,
- podaci o uzorcima i
- podaci o merenjima.

Svaki od ova četiri elementa kreira odgovarajuću tabelu unutar sekcije, u kojoj su složeni traženi podaci, tako da nema potrebe za manuelnom intervencijom. Ako ste, na primer, u određenoj sekciji označili "da" kod podataka o merilima, MetroLabIS će kreirati tabelu sa informacijom o instrumentu/ima koji su predmet etaloniranja. Slično je i za ostale tri opcije.

Ispod glavnog formulara, nalaze se i dve dopunske opcije:
- opšti podaci i
- potpisi.

Opšti podaci su u slobodnoj formi, mogu biti potpuno proizvoljnog sadržaja, ali ćete ih najčešće koristiti za unos generalnih podataka o dokumentu, klijentu, datumima i sl, korišćenjem ključnih reči, o čemu smo pisali ranije.

3.2 Metode

U paketu pomoćnih dokumenata/formulara, u meniju Sistem kvaliteta - 7.2 Izbor, verifikacija i validacija metoda, pronaći ćete i dve metode (jednu ispitivanja i drugu etaloniranja), kako biste lakše specificirali svoje.

U glavni formular metode unećete sve bitne parametre (naziv, vrstu (standardna, modifikovana, razvijena u laboratoriji), opseg merenja, opis, jedinicu, broj serija/mernih mesta, sledivost, opis merne nesigurnosti i dr.

Polja "Oblast ispitivanja/etaloniranja" i "Predmet/podvrsta ispitivanja" u predefinisani i preuzeti iz Uputstva Akreditacionog tela Srbije ATS-UP07 dokumenta "Lista kodova/ključnih reči za objasti ispitivanja/etaloniranja/kontrolisanja/sertifikacije/ispitivanja osposobljenosti", gde ćete, za svaku svoju metodu, izabrati onu oblast i podvrstu, kako vam piše u obimu akreditacije.

3.2.1 Detalji metode

Detalji metode su oni elementi/podaci/parametri specifični za svaku metodu pojedinačno. Tu se nalaze ulazni podaci koje dobijate od klijenata u zahtevu za ispitivanje/etaloniranje, parametri koje merite, izračunate vrednosti itd.

Za svaki podatak imate široke mogućnosti njegovog opisivanja. Osim osnovnih podataka, kao što su: naziv, jedinica mere, tip, tolerancija, donja i gornja granica, ovde birate u kom će se dokumentu (pri štampi) podatak, zaista i naći:
- zahtev (za ispitivanje ili etaloniranje)
- zapisnik (o primopredaji, radi se o ispitivanju uzorka)
- radni obrazac (etaloniranje merila) i
- izveštaj (izveštaj o ispitivanju ili sertifikat o etaloniranju).

U zavisnosti od izabranog tipa podatka, možete birati i njegov format. Ako je format prazno polje, koristiće se format definisan u osnovnim podacima o laboratoriji.

Ako ste u tipovima podataka kreirali novi podatak tipa "lista", ovde ga možete iskoristiti, tako što ćete za "tip podatka" izabrati "lista". Popunite ostala polja i pritisnite "Ažuriraj". Tada će se u formularu, ispod "Tip podatka" pojaviti novo polje "Lista", gde možete birati bilo koju od lista koje ste definisali.

3.2.2 Referentni dokumenti

Ako ste u dokumentima sistema menadžmenta kreirali dokument vrste:
- standard
- radno uputstvo
- tehničko uputstvo
- uputstvo
- pravilnik ili
- drugi referentni dokument,
ovde ćete ih moći pridružiti metodi koju uređujete.

Na ovaj način, referentni standardi ili drugi referentni dokumenti su pridruženi metodi i pojavljivaće se u automatski kreiranim tabelama.

3.2.3 Lokacije izvođenja metode

Referentni standard ISO 17025 zahteva da svaka metoda sadrži i informaciju o lokaciji izvođenja. Lokacije koje ste definisali u "Sistem kvaliteta - 6.3 Objekti laboratorije i uslovi sredine - objekti/lokacije", pojaviće se u padajućem meniju i moći ćete ih pridružiti metodi.

4 Delovodnik

Delovodniku pristupate preko kontrolne table, izborom dugmeta "Delovodnik" na kartici "Broj predmeta". Videćete spisak aktivnih predmeta koje možete urediti ili obrisati.

4.1 Kreiranje novog predmeta

Novi predmet kreirajte pritiskom na "Kreiraj predmet". Broj će mu se automatski formirati na osnovu šablona koji ste uneli u "Sistem kvaliteta - 6.3 Objekti laboratorije i uslovi sredine - Format broja predmeta".

Dodelite naziv predmetu, a možete izabrati i partnera i korisnika. Partner je vaš klijent sa kojim sklapate posao vezan za ispitivanje ili etaloniranje. Korisnik je firma koju je partner naveo kao korisnika usluga. Drugim rečima, partner u ime korisnika podnosi zahtev, a izveštaj o ispitivanju ili uverenje o etaloniranju treba da glasi na korisnika.

Ova dva podatka su opciona, ukoliko MetroLabIS koristite kao generalni delovodnik, a imate predmete koji nisu striktno vezani za jednog partnera.

U donjem delu formulara dodajete i uređujete dokumente vezane za predmet. Dugme "Dodaj" će kreirati novi prazni dokument. Tu, takođe, možete dodeliti partnera (ukoliko se razlikuje od onog kreiranog u predmetu), vrstu i naziv dokumenta, kao i dopunske parametre vezane za preispitivanje, isticanje i status predmeta.

Kao vrstu dokumenta, možete izabrati neki od internih dokumenata sistema menadžmenta koji ste prethodno formirali u delu "Sistem kvaliteta - 8.2 Dokumentacija sistema menadžmenta".

Spisak opštih podataka u donjem delu formulara je, u ovom trenutku, prazan. Ako za vrstu dokumenta izaberete prethodno kreirani zahtev za ispitivanje ili zahtev za etaloniranje, ova tabela će se popuniti poljima popunjenim shodno instrukcijama i predviđenim vrednostima u predlošku.

4.2 Zahtev za ispitivanje

Ako je za vrstu predmeta izabran predložak "Zahtev za ispitivanje", dobićete još jednu tabelu, "zahtevane metode", u koju ćete uneti zahtevane metodu/e ispitivanja, zajedno sa brojem uzoraka za svaku metodu.

Kada je zahtev za ispitivanje popunjen, pritiskom na komandu "Preispitaj" (nalazi se u redu tabele gde su informacije o zahtevu), kreira se zapisnik o primopredaji sa potrebnim brojem uzoraka, koji se zatim popunjava.

Kad je zapisnik o primopredaji popunjen, pritiskom na "Generiši izveštaje", MetroLabIS generiše potreban broj izveštaja o ispitivanju, prema predlošku koji je definisan ranije, a sa svim neophodnim podacima prema zahtevima referentnog standarda.

4.3 Zahtev za etaloniranje

Ako je izabrana vrsta dokumenta "Zahtev za etaloniranje", druga tabela, umesto "zahtevane metode", zvaće se "merila", gde ćete uneti informacije o merilima za koje se zahteva etaloniranje.

Merila birate iz baze već etaloniranih merila ali, takođe, možete uneti i merila koja prvi put dolaze u vašu laboratoriju na etaloniranje, čime ćete ih imati u daljoj evidenciji.

Merilo koje već postoji u bazi, unećete jednostavnim izborom is postojećeg spiska.

Slično kao kod zahteva za ispitivanje, pritisak na "Preispitaj", registruje zahtev kao preispitan i kreira radni obrazac koji je potrebno popuniti.

Kada ste popunili radni obrazac, izborom opcije "Generiši sertifikat", automatski se generiše sertifikat o etaloniranju, koji vaš klijent može preuzeti čim se prijavi na sistem.

5 Dalji koraci

MetroLabIS je sistem u aktivnom razvoju. Kako je u pitanju web servis, nemate potrebe za ažuriranjem, sve se dešava centralizovano.

O bitnim unapređenjima bićete redovno obaveštavani. Korisnici plaćenog servisa dobijaju i kompletnu tehničku podršku, kao i dodatni set uputstava, kurseva i propratnih materijala.

Za sva pitanja koja imate u vezi sa MetroLabIS-som, tehnička podrška na adresi support@metrolabis.com je uvek dostupna i spremna na odgovori na sve vaše zahteve.

Želimo vam uspešnu digitalizaciju vaše laboratorije uz MetroLabIS!